ЕГАИС фиксирует оборот алкоголя на всех стадиях, а контроль за отражением оборота алкоголя ведет Федеральная служба по контролю за алкогольным и табачным рынками (ФСКАТР). От бизнеса требуется своевременное и правильное ведение отчетности в ЕГАИС согласно законодательству.

Кому нужна отчетность и что считается оборотом

Отчетность касается розницы, общепита и опта при приемке, хранении, перемещении, списании и реализации. В системе используются три регистра: №1 как виртуальный склад, №2 как торговый зал, №3 для помарочного контроля марок. Любая неточность на уровне одной марки отражается на остатках и квартальной сводке.

Что делают ежедневно и что сдают по кварталам

На ежедневном уровне подтверждают ТТН, оформляют акты списания при вскрытии и порче, фиксируют возвраты и технологические корректировки после инвентаризаций. Эти действия формируют первичную основу, по которой строится квартальная отчетность. 

Отлаженный обмен накладными через УТМ и корректные статусы документов уменьшают риск расхождения фактических остатков с данными в ЕГАИС.

Декларации и сроки в 2025 году

Алкодекларации подают ежеквартально до 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Если крайний срок попадает на выходной, применяется перенос на ближайший рабочий день. Допустимы корректировки, но их накопление обычно указывает на сбои в операциях и справочниках.

Декларации направляют в уполномоченный региональный орган, а копию — в ФСКАТР. Важно заранее проверить актуальные полномочия на площадках, чтобы не получить отказ по формальным причинам.

С 15 января 2025 года розничные продавцы пива, сидра, медовухи и пуаре освобождены от декларации по форме 8. Последний период пришелся на 1–14 января 2025, со стандартными сроками подачи и корректировок. Исключения сохраняются для розничных точек в удаленных местностях.

Как работать в ЕГАИС в 2025 году: практический контур

Доступ. Нужна квалифицированная электронная подпись, вход в личный кабинет ФСКАТР и установленный транспортный модуль. Для филиальной структуры используют отдельные сертификаты и роли доступа.

Приемка. Сверяйте номенклатуру, емкость, крепость и количество, подтверждайте поставки в срок. Для пива и слабоалкогольной продукции обязательна корректная приемка, так как несоответствия переносятся на остатки и отчетность.

Реализация и списание. В рознице движение между регистром №1 и №2 должно отражать реальное перемещение со склада в зал. В общепите критично своевременное списание при вскрытии и учет норм расхода по техкартам.

Инвентаризации и корректировки. Плановые инвентаризации выполняйте ежемесячно: сверяйте регистры с учетом и фактом, оформляйте акты, закрывайте расхождения. Это снижает число корректировок в квартале и стабилизирует данные в личном кабинете.

Типовые ошибки и профилактика

Частые проблемы: неподтвержденные ТТН, несвоевременные акты, дубли номенклатуры, разрывы обмена между кассой, учетной системой и ЕГАИС, неверные ИНН, КПП и адреса площадок. Профилактика включает единые справочники, блокировки дублей, контроль очередей обмена, еженедельные отчеты о зависших документах и проверку баланса приход/расход/остаток перед выгрузкой декларации.

Розница и общепит: различия процессов

В магазине акцент на корректную приемку, движение между регистрами №1 и №2 и сканирование марок на кассе. В общепите — оперативное списание при вскрытии, работа с техкартами и нормами. В обоих случаях к концу квартала не должно оставаться «хвостов» по ТТН и актам, иначе в декларации появятся несостыковки.

Чек-лист перед закрытием квартала

Закрыть все входящие ТТН и возвраты. Сверить регистры №1, №2 и статусы марок в №3 с учетной системой и фактом. Обновить реквизиты площадок и контрагентов. Сформировать проект декларации, проверить баланс оборотов, адреса и ИНН, КПП. Отправить декларацию в региональный орган и копию — в ФСКАТР, сохранить подтверждения приема.

Организация учета и ответственность

Назначьте ответственных за приемку, акты и обмен. Закрепите регламент: ежедневные задачи, еженедельные сверки, ежеквартальная подготовка. Введите контрольные отчеты по неподтвержденным поставкам, зависшим документам и разрывам обмена. Такие мероприятия сделают отчетность в ЕГАИС предсказуемой и снизят риски штрафов.